Caricamento in corso
L'angolo dello scrittore

Organizzare il tempo nel modo migliore

L’Orologio, 20 Agosto 2008 – di Roberto Vacca

Se  cerchi su Internet, con un buon motore di ricerca, e usi la parola chiave “tempo” o, meglio ancora, “time”, trovi siti e portali di dozzine di aziende o individui che propongono di insegnarti a organizzare il tuo tempo. Offrono libri, notiziari, newsletter, che contengono buoni consigli, e programmini di computer, che permettono di individuare procedure sistematiche e vari trucchi – senza nemmeno costringerti a prendere appunti scritti su carta.

L’idea generale è che questi insegnamenti servano sul lavoro. Uno dei primi suggerimenti è quello (ragionevole) di definire i propri obiettivi. A meno che uno faccia un lavoro semplice e ripetitivo, in genere di obiettivi da raggiungere ne ha parecchi. E’ bene ordinarli in ordine di importanza e di urgenza, evidenziando quelli che siano vitali e indifferibili. E’ ragionevole ripartire il tempo disponibile (che è lo stesso per tutti –ma ne ha meno chi lo perde scioccamente) assegnandone di più ai compiti più importanti.

Un altro consiglio, spesso ripetuto, è quello di misurare quanto lavoro riesci a fare in un’ora o in un giorno – ovviamente rilevante per valutare il tempo totale di esecuzione. Questo tempo tende a crescere per varie ragioni. Una di queste è che è necessario comunicare dettagli sull’andamento del lavoro sia ai livelli gerarchici superiori che a quelli inferiori dell’organizzazione o azienda, il che prende tempo. Altro fattore che allunga i tempi è costituito dalle interruzioni. Riceviamo telefonate, e-mail, sms e lettere, a cui tendiamo a prestare attenzione immediata. Incontriamo colleghi nei corridoi e le buone maniere suggeriscono di ascoltare almeno per un po’ quello che hanno da dirci. Così viene turbata la continuità della nostra attenzione mentale – e i tempi si allungano. Naturalmente eviteremo di perdere tempo con argomenti o interventi inessenziali. Però ce ne sono di importanti: alcuni possono essere costituiti dalla comunicazione di nuovi obiettivi urgenti e importanti di cui è inevitabile occuparsi. Dato che la realtà si evolve e che dobbiamo essere pronti a fronteggiarla, è opportuno essere flessibili e riservare spazi di tempo alle  emergenze (in inglese “contingencies”). Il tempo non si dilata, ma, se teniamo in riserva risorse di uomini e di mezzi, riusciamo a sopravvivere alle emergenze.

Un ovvio rimedio consiste nell’aumentare le ore o i giorni lavorati dagli addetti: si autorizza il lavoro straordinario anche se costa di più e anche se il rendimento dei lavoratori troppo oberati tende a diminuire. Certe persone sono capaci di lavorare in multi-tasking, cioè svolgendo due compiti simultaneamente o saltando rapidamente da uno all’altro (“task” vuol dire “compito”). Anche i più bravi, però, tendono a commettere più errori e ad abbassare il loro rendimento, se non si concentrano su un compito solo, dunque: attenti!

Un suggerimento curioso, che ho trovato, è quello di suddividere la propria attività in blocchi elementari, ad esempio di un’ora. Il motivo dovrebbe essere quello di non spezzettarla troppo e, magari, di rifiutare le interruzioni troppo frequenti. E’ ovvio, però, che le interruzioni vanno giudicate e trattate nel merito e non in base alla loro frequenza.

Altro consiglio che si trova di frequente, è quello di definire “pietre miliari” cioè risultati intermedi significativi che ci si prefigge di raggiungere in tempi pre-definiti. Così il progresso compiuto appare più evidente e la motivazione dovrebbe essere rafforzata. Si consiglia, poi, di raggruppare le singole parti di un lavoro in gruppi coordinati fra loro e al loro interno.

Sono suggerimenti ragionevoli? Certo che si, ma sono anche un po’ troppo ovvii. E’ difficile immaginare una persona che lavori in modo appena decente e che non segua già queste procedure. Come dicevo, i siti di cui sopra propongono anche programmini di computer. Alcuni di questi possono essere utili, ma è bene, allora, andare alla fonte e parlare del diagramma inventato da Gantt nel 1917 (l’ho citato brevemente varie volte: vale la pena di descriverlo meglio). Per progettare e seguire bene la realizzazione di un’opera (un edificio, una centrale di produzione di energia, una fabbrica, uno studio, un’opera editoriale), il lavoro viene suddiviso in sezioni (talora chiamate WP per Workpackage o “Pacchetto di Lavoro”) ordinate cronologicamente. Per un prodotto tecnico (una macchina), ad esempio, queste possono esser relative a: Progetto, Elenchi materiali da ordinare, Ordini ai fornitori, Lavorazione componenti, Assemblaggio componenti, Montaggio prodotto finale, Collaudo, Imballaggio, Spedizione. Ciascuna di queste voci (ancora suddivisa e specializzata) viene scritta in colonna sulla sinistra del diagramma. Su una linea alla base del foglio vengono riportati i tempi previsti per l’esecuzione, ad esempio 12 mesi. Su ogni linea orizzontale corrispondente a ciascun WP si riporta un rettangolino lungo quanto il tempo di esecuzione previsto. Ad es.: Progetto – 1 Gennaio-15 Febbraio; Elenchi – 25 Gennaio- 20 Febbraio; Ordini: 15 Febbraio-5 Marzo e così via. Ai tempi antichi il diagramma si tracciava su un grande foglio incorniciato e si tendeva dal lato superiore a quello inferiore della cornice un filo rosso che ogni giorno si spostava verso destra segnando la data corrente. Man mano che avanzava la percentuale di completamento dei pacchetti, venivano riempiti in rosso i rettangolini relativi. Si vedeva subito se c’era un ritardo quando a sinistra del filo rosso un rettangolino are ancora in parte bianco. Se era già rosso a destra del filo, quel WP aveva avanzato in anticipo sul programma. Altri rettangolini si usavano per segnare i costi previsti e quelli effettivamente spesi. Se i costi crescevano più del previsto, significava che la produttività era scarsa o che ci si era sbagliati nei prezzi di acquisto dei componenti.

Oggi la gestione dei progetti (project management) si fa al computer. Chi conosce Excel, capisce subito come usarlo a questo scopo. Cercando in rete si trovano dozzine di prodotti che fanno questo lavoro e stampano ogni giorno il diagramma di Gantt. Provvedono anche a tenere i conti delle risorse. Se ad esempio ritarda la consegna di certi materiali, dovranno esser posposti lavorazioni e montaggi. Il software calcola quali risorse di uomini e di macchine siano inutilizzate e si deciderà su quali altri WP convenga utilizzarli. I concetti sono ovvii: bisogna rilevare tempestivamente i dati, inserirli correttamente e prendere le misure suggerite dalle analisi eseguite.