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L'angolo dello scrittore

La gestione del tempo – scandita da ore e minuti.

_di Roberto Vacca

Ci conviene gestire meglio il nostro tempo: così siamo più produttivi ed efficienti. Se concentriamo il nostro impegno, possiamo anche avere più tempo libero. Ciascuno di noi risolve i suoi problemi nella gestione del tempo in modo empirico – per praticaccia. Guardiamo l’orologio. Prendiamo appunti. Prepariamo schemi e scalette. Prendiamo note sulla nostra agenda, attacchiamo cartelli al muro

Ho fatto qualche ricerca fra gli scritti di psicologi e comunicatori e ho trovato un testo di consigli, che risale a una ventina di anni fa:

Dividi la tua giornata in intervalli di tempo di 15 minuti. Guarda spesso l’orologio e, alla fine di ogni intervallo, riempi un modulo scrivendo che cosa hai fatto nell’ultimo quarto d’ora.

Si sobbarca a seguire queste istruzioni chi partecipa alle indagini sull’impiego del tempo che vengono svolte da studiosi di sociologia economica. Le rilevazioni vengono fatte in una ventina di Paesi: quelli europei, USA, Australia e alcune nazioni dell’Europa orientale. L’obiettivo è quello di capire meglio come ci comportiamo e come stiamo cambiando le nostre abitudini. Non è semplice curiosità più o meno scientifica. Sapere come impieghiamo il nostro tempo è importante per decidere politiche sociali, per pianificare investimenti produttivi e commerciali, per dare una base oggettiva alle nostre eventuali decisioni di organizzarci meglio: in ambito personale o in quello dell’ente o dell’azienda per cui lavoriamo.”

Risale allo stesso periodo uno schema di gestione del tempo proposto da Stephen R. Covey, autore di uno dei tanti libri sulle “sette” regole per il successo. Suggerisce di formulare chiaramente la definizione degli obiettivi che si vogliono raggiungere, specificando quali siano i più importanti e i più urgenti. Sono consigli anche troppo ovvi. Lo sono anche quelli pratici e di dettaglio: usare promemoria acustici, sveglie, orologi con timer, e anche programmi ad hoc su personal computer per farci ricordare il momento in cui deve essere eseguito un compito determinato.

Anche altri manuali e blog suggeriscono approcci astratti e poco significativi. L’uso di certi aggettivi come “proattivo”, è segno di vaghezza di idee. Lo è anche l’impiego eccessivo di astratti che non specificano cosa fare e quando. Fra questi “consapevolezza”: la parola dovrebbe esprimere il concetto di esperienza diretta, primordiale non accompagnata da un giudizio. Viene proposta da alcuni come un primo passo verso la meditazione mirata a migliorare la coscienza e la conoscenza di sé stessi. Gli stati mentali relativi vengono chiamati talora pre-simbolici o pre-everbali. Questi approcci vaghi sono spesso accompagnati dall’idea che testi e pensieri provenienti dall’India (anche da guru e santoni) implichino aiuti straordinari di saggezza. È bene guardarsene.

Conviene, invece, imparare a criticare i modi in cui siamo e ci siamo sviluppati. È più interessante capire come potremmo diventare: gestendo meglio le nostre reazioni e impadronendosi di nuove abilità. Come diceva Kipling: “Quando ho imparato a fare una cosa nuova, mi metto a fare qualcosa che non so fare.”

Lo strumento più vitale per gestire bene il tempo è il controllo. Per poterlo esercitare. Bisogna individuare grandezze misurabili – e misurarle. Il management aziendale si giova della gestione dei progetti. Per programmare un’attività si comincia a redigere tabelle e diagrammi che specificano quel che vorremmo che accadesse ad esempio nel prossimo anno: giorno per giorno, settimana per settimana o mese per mese – come abbiamo intestato le colonne. In una riga scriviamo quante pagine del libro di testo studieremo; quanti pezzi di prodotto costruiremo, quante righe di programma redigeremo e controlleremo, quanti metri di binario installeremo. Nella riga seguente o nello stesso diagramma registriamo man mano quello che abbiamo fatto in realtà. Così vediamo a colpo d’occhio se siamo in anticipo o in ritardo. Nel secondo caso, siamo stati troppo ottimisti oppure non abbiamo impiegato risorse e impegno adeguato. Il controllo ci consente di correggere la rotta e di imparare a formulare progetti più realistici

Negli ultimi anni, si è discusso spesso di errori nella gestione del tempo dovuti al sovraccarico delle informazioni digitali. Per evitarli occorre valutare correttamente qualità e rilevanza delle basi dati disponibili. Cresce intanto la varietà di strumenti informatici disponibili sul mercato. Non sempre i più moderni consentono di conseguire vantaggi operativi notevoli, mentre impongono oneri e tempi per l’aggiornamento delle procedure e l’addestramento degli addetti. Anche questi bilanci vanno effettuati.